Toyotas organisation är decentraliserad med 90 försäljningsställen runtom i Norge, alla med olika karaktär. Processen kräver att tiotals arbetsprocesser som ska beskrivas och efterlevas. Ett flertal medarbetare ska bidra till att Toyotas verksamhet i Norge blir dokumenterat bäst på miljö i branschen.
Hanne Bjørseth, ledare av Faveos miljöteam i Oslo och projektledare Anne Katrine Sjøholt har hjälpt Toyota i deras klättring mot ISO-certifieringen.
Vägen till toppen behöver inte vara så brant
Den internationella miljöledningsstandarden ISO 14001 kräver att företagen kartlägger alla miljöbelastningar, verkställer åtgärder för att förbättra miljöprocedurer och säkrar att dessa efterföljs. Faveo bidrog till att förenkla och förklara den fackterminologi som är förknippad med ISO-certifiering. Många återförsäljare insåg att en rad rutiner och system redan fanns på plats och processen bidrog till att motivera dem att åtgärda de områden som måste förbättras.
- Ofta handlar vår roll om att visa att vägen till toppen inte behöver vara så brant, säger Bjørseth.
Bjørseth visade återförsäljarna att ISO-processen kunde få ett positivt genomslag även på det ekonomiska resultatet. Detta skapade engagemang bland de kommersiellt orienterade bilförsäljarna. Bättre översikt över den egna resursanvändningen och rutiner resulterar ofta i en effektivisering av verksamheten och ISO-certifiering säkrar bland annat en mer ändamålsenlig kemikalie- och avfallshantering.
Motivation genom kommunikation
Sjøholt har haft ansvar för förberedelsen av Faveos Osloavdelnings eget miljöarbete, som har resulterat i en Miljøfyrtårns-certifiering och en ISO 14001-certifiering. Som Toyotas inhyrda projektledare kunde hon motivera återförsäljarna att ta ansvar för processen i den egna verksamheten och fick därmed erfarenhet från att ”sitta på bägge sidor av bordet”. Återförsäljarna träffade Faveos projektledare i såväl formella som informella fora. Regelbundna möten på telefon, klart definierade milstolpar och fasta uppdateringsmöten bidrog till att hålla motivationen uppe. Resultatet visar är att per den 30 juni 2010 är 33 av 40 återförsäljare som startat processen färdigcertifierade.
Eget ansvar
Per Løken, miljö- och kvalitetschef på Toyota Norge, framhäver Bjørseths fokus på bilåterförsäljarnas involvering genom hela processen.
- Det hade varit lättare för oss på huvudkontoret att utföra mycket av arbetet centralt med checklistor som kunde pryda kontorsväggarna hos våra återförsäljare, säger Per Løken. Faveo var tydliga med att en sådan tillämpning inte skulle ge någon långvarig effekt. Det var viktigt att se till att återförsäljarna själva tog ansvar för processen både före och efter en ISO-certifiering.
Faveo ser projektledarskap som en profession och använder ofta metodik och arbetsprocesser som har som huvudmål att se till att kunderna kan följa upp förbättringarna själva.
- Det kan vara krävande för ett litet företag att genomföra en förbättringsprocess, säger Bjørseth. Vi ska inte vara den stränga läraren, utan en professionell och serviceinriktad stödfunktion som ger ledarna självförtroende på vägen. Vi agerar som pådrivare och rådgivare med målsättningen att öka våra kunders motivation.